Meldung abgeben - Hinweisgeberschutzsystem

# Datenschutzhinweise für die Nutzung des Hinweisgeberschutzportals

Sehr geehrter Hinweisgeber,
in diesen Datenschutzhinweisen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG).

**1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?**

AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.
Elisabeth-Frerichs-Haus
Klingenbergstraße 73
26133 Oldenburg

Vorsitzender des Vorstands: Thomas Elsner
Kaufmännischer Vorstand: Christoph Fehringer
Vorstand Verband/Politik: Thore Wintermann

**2. Wer ist der Beauftragte für den Datenschutz?**

Helmut Jenn ist als Datenschutzbeauftragter in unserem Unternehmen benannt.
Sie erreichen ihn unter [datenschutz@awo-ol.de](mailto:datenschutz@broetje-automation.de)

**3. Zwecke der Datenverarbeitung?**

Personenbezogene Daten, die Sie bei der Abgabe eines Hinweises dem Fallbearbeiter (Betreuer der Meldestelle) preisgeben, werden ausschließlich zum Zweck der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HSchG) verarbeitet. Der Fallbearbeiter wird jeden Hinweis auf seine Stichhaltigkeit prüfen. Hinweise, die nicht den Vorgaben des HSchG entsprechen, werden zurückgewiesen.

Um diese Prüfung durchführen zu können, muss der Fallbearbeiter unter Umständen ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Ferner kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung von Folgemaßnahmen i.S.d. § 5 Abs Z 3 HSchG notwendig sein.

**4. Auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?**

Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß einer gesetzlichen Pflicht i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die konkrete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ist § 8 HSchG.

**5. Wer erhält meine Hinweise?**

Ihr Hinweis und gegebenenfalls ihre personenbezogenen Daten verbleiben zunächst ausschließlich innerhalb der Meldestelle und werden ausschließlich vom beauftragten Fallbearbeiter behandelt. Die Verarbeitung ihres eingegangenen Hinweises geschieht streng vertraulich. Nachdem der persönliche- und sachliche Anwendungsbereich geprüft wurde, wird über die weitere Vorgehensweise entschieden.

Grundsätzliche erhalten keine Dritte personenbezogene Daten, die entsprechend HSchG erhoben werden. Es kann jedoch sein, dass im Zuge ihres Hinweises ein Verfahren vor einer Behörde eingeleitet wird. Behörden sind zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten berechtigt, insoweit die Daten für weitere Ermittlungen oder die Einleitung eines Verfahrens benötigt werden.

**6. Wie wird meine Identität geschützt?**
Sie können Hinweise anonym abgeben. Dadurch ist es möglich, dass Sie einen Hinweis abgeben, ohne, dass die Meldestelle personenbezogene Daten von Ihnen als Hinweisgeber erhält. Ihre Identität wird durch die Meldestelle geschützt. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität von Hinweisgebern direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

**7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?**

Die Dokumentation des Hinweises wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

**Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person die nachfolgend genannten Rechte gem. Art. 15 ff. DSGVO zu (Betroffenenrechte):**

**Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art. 15 DSGVO**
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

**Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO**
Gemäß Artikel 16 EU-DSGVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

**Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO**
Sie können die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

**Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO**
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtansprüchen benötigen.

**Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO**
Sie können Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns per Einwilligung bereitgestellt haben und die wir automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und die Übermittlung an einen anderen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO).

**Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO**
Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dieses Widerspruchsrecht ist das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher
Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten Ihrer Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

**Bestehen des Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen**
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Hierdurch wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

**Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO**
Sie können Sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes wenden.

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# Datenschutzhinweise für die Nutzung des DPMS

Wir möchten Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und welche Rechte Ihnen gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung liegt bei der Organisation AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. (im Folgenden "wir" oder "uns" genannt).

### Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.
Elisabeth-Frerichs-Haus
Klingenbergstraße 73
26133 Oldenburg

Vorsitzender des Vorstands: Thomas Elsner
Kaufmännischer Vorstand: Christoph Fehringer
Vorstand Verband/Politik: Thore Wintermann

### Wer ist der Beauftragte für den Datenschutz?

Helmut Jenn ist als Datenschutzbeauftragter in unserem Unternehmen benannt.
Sie erreichen ihn unter datenschutz@awo-ol.de.

### Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen. Wir verarbeiten diese Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Wir dürfen personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Ihrer Zustimmung, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen oder um auf Ihre Anfrage im Zusammenhang mit einer potenziellen Geschäftsbeziehung zu reagieren, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zum Schutz unserer berechtigten Interessen, sofern dies nicht Ihre Interessen oder grundlegenden Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.

### Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des Zweckes der Verarbeitung oder zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, sofern sich aus den nachfolgenden Hinweisen nichts anderes ergibt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können sich aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem wir die Daten erhoben haben, werden wir personenbezogene Daten, die in unseren Buchhaltungsunterlagen enthalten sind, für zehn Jahre und personenbezogene Daten, die in Geschäftsbriefen und Verträgen enthalten sind, für sechs Jahre aufbewahren. Weiterhin werden wir Daten im Zusammenhang mit nachweispflichtigen Einwilligungen sowie Reklamationen und Forderungen für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahren. Für Werbezwecke gespeicherte Daten werden gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

### Verarbeitung bei der Ausübung Ihrer Rechte

Sofern Sie Ihre Rechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO ausüben möchten, werden wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verarbeiten, um diese Rechte umzusetzen und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Wir werden die zur Auskunftserteilung und Vorbereitung gespeicherten Daten ausschließlich für diesen Zweck und für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten und ansonsten die Verarbeitung gemäß Artikel 18 der DSGVO beschränken.

Diese Verarbeitungen basieren auf der Rechtsgrundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO in Verbindung mit den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO und § 34 Absatz 2 des BDSG.

### Rechte der betroffenen Person

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) garantiert jeder betroffenen Person bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören:

- Das Recht auf Auskunft: Jede betroffene Person hat das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopien dieser Daten.

- Das Recht auf Berichtigung: Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

- Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Jede betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

- Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Jede betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

- Das Widerspruchsrecht: Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über die betroffene Person zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, kann die betroffene Person gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

Die betroffene Person hat ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

### Server-Log-Dateien

Der Anbieter der Website erfasst automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch überträgt. Diese Daten enthalten Informationen wie den Browsertyp und die Version, das verwendete Betriebssystem, die Referrer-URL, den Hostnamen des Zugriffscomputers, die Uhrzeit der Serveranfrage und die IP-Adresse. Diese Informationen werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Diese Verarbeitung von Daten dient der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit der Website. Die gespeicherten Informationen werden nach sieben Tagen gelöscht, es sei denn, es besteht ein berechtigter Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung, wodurch eine weitere Überprüfung erforderlich ist. Es ist uns nicht möglich, Sie anhand der gespeicherten Informationen zu identifizieren. Daher finden die Artikel 15 bis 22 DSGVO gemäß Art. 11 Absatz 2 DSGVO keine Anwendung, es sei denn, Sie stellen weitere Informationen bereit, die Ihre Identifizierung ermöglichen.

### Nutzung der Signierungsfunktion

Bei der Nutzung des Dienstes fragen wir Sie möglicherweise nach Ihrem Namen, dem Namen Ihres Unternehmens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihren Telefonnummern. Als Teil eines Unterschriftenverfahrens verarbeiten wir die von Ihnen geleistete Unterschrift. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse können uns auch von jemandem mitgeteilt worden sein, der Ihnen eine Unterschriftenanforderung geschickt hat.

Die Nutzung der Dienste setzt voraus, dass bestimmte persönliche Daten zwischen den Benutzern, die ein signiertes Dokument austauschen, ausgetauscht werden. Nach Abschluss eines Signierungsvorgangs senden wir ein Signierprotokoll sowohl an den Benutzer, der den Signierungsvorgang eingeleitet hat, als auch an alle Benutzer, die das Dokument signiert haben oder auf andere Weise mit dem Signierungsvorgang in Verbindung stehen. Dieses Signierprotokoll kann Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Browsertyp und Browserversion und Zeitstempel aller beteiligten Benutzer enthalten. Alle Änderungen am Dokument, die von Benutzern initiiert werden, wie z.B. Text, Daten und Unterschriften, werden in das Signaturprotokoll aufgenommen.

Während des Signierungsprozesses können wir den beteiligten Benutzern Informationen über den Status des Signierungsprozesses zur Verfügung stellen, z.B. ob eine Signaturanforderung zugestellt, eingesehen, heruntergeladen wurde und/oder zu einer Signatur geführt hat. Diese Ereignisse können ebenfalls in das Signaturprotokoll aufgenommen werden.

Die Kriterien, die zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer von persönlichen Daten verwendet werden, sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Vertragserfüllung oder den Beginn eines neuen Vertrages notwendig sind.

Darüber hinaus ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der unbefugte Zugriff auf persönliche Daten verboten ist.

### Nutzung der Auditplattform

Wenn Sie an einem unserer Audits teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung und des Nachweises gespeichert. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:

- Vor und Nachname
- Browser- und Systemdaten
- IP-Adresse
- Sprache und Zeitzone
- sonstige von Ihnen selbst eingegebene Daten

Diese Daten werden zweckgebunden gespeichert und nach Zweckfortfall gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und unser berechtigtes Interesse an einer professionellen Abwicklung unserer Audits (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

### Nutzung der Schulungsplattform

Wenn Sie an einer unserer Schulungen teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung und des Nachweises gespeichert. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:

- E-Mail-Adresse
- Vor und Nachname
- Browser- und Systemdaten
- IP-Adresse
- Sprache und Zeitzone
- sonstige von Ihnen selbst eingegebene Daten

Diese Daten werden zweckgebunden gespeichert und nach Zweckfortfall gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und unser berechtigtes Interesse an einer professionellen Abwicklung unserer Schulungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Innerhalb der Schulung werden möglicherweise Inhalte über den Videodienst YouTube oder den Videodienst Vimeo bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

### YouTube mit aktivem Datenschutzmodus

Unsere Website integriert Videos von YouTube. Der Betreiber von YouTube ist die Google Ireland Limited ("Google"), mit Sitz in Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir verwenden YouTube mit aktivem Datenschutzmodus. Dieser Modus soll sicherstellen, dass YouTube keine Informationen über die Besucher unserer Website speichert, bevor sie ein Video ansehen. Allerdings schließt der Datenschutzmodus die Möglichkeit nicht aus, dass Daten an YouTube-Partner übermittelt werden. Unabhängig davon, ob Sie ein Video ansehen oder nicht, wird eine Verbindung zum Google Marketing Netzwerk hergestellt.

Wenn Sie ein YouTube-Video auf unserer Website starten, erfolgt eine Verbindung zu den YouTube-Servern. Dabei teilt unsere Website dem YouTube-Server mit, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Sofern Sie in Ihrem YouTube-Account angemeldet sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Sie können dies verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Des Weiteren kann YouTube nach dem Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern oder ähnliche Technologien zur Wiedererkennung (wie beispielsweise Device-Fingerprinting) verwenden. Auf diese Weise kann YouTube Informationen über die Besucher unserer Website erhalten. Diese Informationen werden unter anderem dazu genutzt, um Videostatistiken zu generieren, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuche zu verhindern.

Es ist möglich, dass nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Verwendung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Präsentation unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: [https://policies.google.com/privacy?hl=de](https://policies.google.com/privacy?hl=de).

### Vimeo ohne Tracking (Do-Not-Track)

Unsere Website verwendet Plugins des Videoportals Vimeo. Vimeo wird von der Vimeo Inc. bereitgestellt und diese hat ihren Sitz in der 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

Wenn Sie eine unserer Seiten besuchen, die mit Vimeo-Videos ausgestattet sind, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Dabei teilen wir dem Vimeo-Server mit, welche unserer Seiten Sie besucht haben, und Vimeo erhält außerdem Ihre IP-Adresse. Wir haben Vimeo jedoch so konfiguriert, dass Ihre Nutzeraktivitäten nicht verfolgt werden und keine Cookies gesetzt werden.

Die Nutzung von Vimeo dient dem Zweck, unsere Online-Angebote ansprechend darzustellen. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Falls wir eine entsprechende Einwilligung anfordern, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

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